Værtsskab - 6 enkle handlinger, der skaber et godt møde!

Det spændende med ordet "værtsskab" er at det indeholder både ansvaret og skabelsen i samme ord. Har du værtsskabet, er du både ansvarlig for mødet OG at blive skabt som vært. Det sidste er vi udfordrede på i Danmark!

For mange mennesker har ikke en vært i sig. Jeg er blevet indkaldt til et hav af webinarer og fysiske møder, hvor værten er så ivrig efter at komme ud med sit budskab eller at få vores andres viden, at hen glemmer at være vært. De værter vender jeg sjældent tilbage til.

Gode værter får derimod et godt professionelt rygte og får meget mere ud af sine mødedeltagere end dårlige værter. Som en meget erfaren mødedeltager og mødeholder får du her mine bedste tips.

1. FYSISK ELLER VIRTUELT?

Skal I mødes fysisk og varer mødet mere end 45 minutter: Sørg for at der står kaffe, the og vand klar i lokalet samt et eller andet at spise. Hjernen fungerer bedre, når den får et skud energi og mødedeltagerne værdsætter altid den gestus. Især hvis du holder møder efter kl 15, hvor mennesker er småsultne efter frokosten.

Skal I mødes virtuelt, så har du stadig værtsskabet, og spørger derfor, om mødedeltagerne har vand/kaffe og det de skal bruge. Hvis ikke, så bed alle om at komme tilbage om to minutter, hvor de har fundet papir, blyanter, kaffe og chokolade frem.

Er det et virtuelt møde kan det svare sig at, at du selv sidder i et pænt rum med god belysning, gerne en plante og med god akustik. Det er rarere for øjet at kigge på og for ørerne at lytte til.

2. TAK OG PRÆSENTATION

Tak mødedeltagerne for at de er kommet og præsenter dem gerne overfor hinanden, hvis de ikke i forvejen kender hinanden. Fokuser på deltagernes kompetencer, når du præsenterer dem: "Karen er med i dag fordi hun er den bedste til SoMe i min afdeling og et meget kreativt og konstruktiv menneske". Hermed vil Karen "tænde" for de kompetencer til mødet, og være endnu mere klar til at levere en god indsats. Kender ingen af jer hinanden, begynder du med at præsentere dig selv - kortfattet og med humor. Giv herefter bolden videre til nærmeste mødedeltager. Hvis vedkommende glemmer en vigtig ting om sig selv, fylder du i. Fokus er at alle står nogenlunde frem som lige vigtige og kloge.

3. HVAD, HVORFOR OG HVOR LÆNGE?

Fortæl herefter hvad mødedagsordenen er, hvorfor vi skal mødes og hvor lang tid vi har.

Du styrer tiden og giver løbende feedback til deltagernes indsats. Jo mere fokus du sætter på, hvad der går godt, at de spændende ting, de bidrager med, jo bedre bliver mødedeltagerne.

4. STILLE PAUSER

Hold korte pauser med mulighed for refleksion: "Ok, så nu har vi gennemgået X - tag et minut til at tænke over, hvad du mener om den løsning." Og så har I et stille minut. Jeff Amazon Bezos bruger konsekvent stilhed i sine møder, og det går jo godt nok for ham. Det kan også hjælpe dit møde, til at blive mere fokuseret og skabe en bedre balance mellem introverte og ekstroverte. Vær ikke bange for stilheden. Det er ren mødebalsam.

5. HOLD TIDEN

og giv deltagerne et headsup. Hvis tiden er ved at løbe fra jer, så har du ansvaret for at de sidste punkter bliver berørt eller behandlet på næste møde. Bevar roen og skær igennem. Især hvis du har snakkehoveder med til mødet. Det vil de andre mødedeltagere værdsætte. Hvis du selv er et snakkehovede, må du simpelthen styre dig. Det er ulideligt at være deltager i et møde, hvor man som mødedeltager bliver voldtalt på. Altså hvor en mødeleder eller deltager taler uhæmmet ovenpå alle de andre. Ikke OK!

6. TAK & OPSUMMERING

samt næste skridt. Når mødet er slut, takker du igen og opsummerer alt det, I forhåbentligt har fået behandlet på mødet. Så ser mødedeltagerne, at du har lyttet efter, og de føler sig værdsat og vil gerne mødes med dig igen. Du tager ansvaret for næste skridt og vender tilbage to dage efter mødet senest med dette.

Med disse kompetencer i fokus bliver du en bedre mødevært og sikrere i dit værtsskab.
Jeg glæder mig til at høre, om dit næste gode møde!